Gli Archivi Storici dell'Unione Europea investono nella digital preservation

Riconosciuti come l’unico archivio storico e ufficiale di tutte le istituzioni dell’Unione Europea, gli Historical Archives of the European Union (HAEU) sono il luogo dove risiedono tutte le informazioni che ricercatori e cittadini vogliono conoscere sull’Unione e non solo, ospitando anche più di 160 collezioni private di personalità, politici, movimenti e associazioni europee.

Accessibilità e conservazione sono le parole chiave che caratterizzano la loro missione, il loro obiettivo è infatti quello di assicurare la conservazione di lungo periodo di tutta la conoscenza depositata ed essere punto focale di raccolta di una documentazione molto eterogenea fra agenzie e istituzioni.

Operato

38 anni

Documenti

≈ 9.000 m lineari

Fonti

≈ 650.000

Scenario

Gli Archivi Storici dell’Unione Europea hanno un ruolo molto importante, dal 1983 raccolgono tutti i documenti di interesse storico prodotti dalle istituzioni comunitarie custodendo fonti di grande valore per l’intera comunità.

Infatti, il Regolamento Europeo indica che le istituzioni dell’Unione sono obbligate a inviare tutti i documenti ufficiali cartacei da loro prodotti agli Archivi, questo però non sussiste per i documenti digitali, dove ogni singola istituzione è responsabile dell’archiviazione.

Con l’evoluzione digitale, la grande mole di documenti cartacei, parliamo di un patrimonio di 400mila documenti, è stata arricchita da 20mila file tra video, registrazioni audio, floppy disk, diventati poi cd, usb, foto, pdf e siti web. Questo ha sollevato due quesiti importanti:

• Abbiamo a disposizione abbastanza spazio per tutti i documenti che devono essere conservati?

• Se la tecnologia evolve, tra qualche anno saranno ancora leggibili?

Quesiti che si sono trasformati in sfide per l’Archivio cioè quelle di rendere accessibili e integri i documenti anche tra trent’anni creando condizioni per salvaguardare tutto ciò che è stato digitalizzato, in quanto i supporti digitali presentano un’obsolescenza maggiore rispetto a quelli fisici.

Gli Archivi avevano quindi la necessità di sviluppare un progetto strategico di riposizionamento che li facesse riconoscere come punto centrale di osservazione e di studio di tutto ciò che riguarda il processo di integrazione europea.

Deda Cloud è stata in grado di comprendere le necessità del cliente, analizzando nello specifico i requisiti tecnici e combinandoli con le soluzioni open source presenti sul mercato, seguendo però gli standard internazionali condivisi dalla comunità (ISO:16363, ISO:14721) e il Reference Model OAIS – Open Archival Information System.

Allo stesso tempo il progetto tiene conto della compresenza di due diverse modalità di condivisione della conoscenza: B2C verso il pubblico e B2B verso i clienti dei servizi di deposito digitale che devono poter aver accesso ai loro dati secondo le loro necessità.

Il risultato proposto è riuscito a soddisfare le esigenze strutturali ed economiche dell’Archivio permettendo a Deda Cloud di aggiudicarsi la vittoria della gara e contraddistinguersi per la competenza sul tema.

L’approccio orientato all’ascolto è stato fondamentale nella fase di workshop iniziale, dove lo scambio di vedute hanno portato alcune idee d’ispirazione. Ci hanno colpito la visione sul tema e la profonda conoscenza degli standard del team di progetto, che si è dimostrato all’altezza delle aspettative e con una particolare cura, davvero apprezzata, nella documentazione redatta.

Dieter Schlenker, Direttore - Historical Archives of the EU

Proposta

e soluzione

Tra le soluzioni migliori di digital preservation è stata individuata Archivematica, completamente open source, con flusso di lavoro e architettura a micro-servizi, allineati con il modello di riferimento OAIS e con tutti gli standard di riferimento per il contesto degli archivi storici.

Il Team di gara ha mappato i requisiti con la documentazione disponibile per la community di tale soluzione e stimato il progetto, trovando piena aderenza con le esigenze economiche e di progetto del cliente.

La scelta di una soluzione open source ha permesso di minimizzare le personalizzazioni riducendo il rischio della durabilità nel tempo delle soluzioni e garantendo maggiormente l’integrità dei dati. Questo ha influenzato anche la scelta della metodologia utilizzata nei 4 anni di progetto, dove si è data molta rilevanza al Project Management: metodologia PMBOK.

Nella prima fase di progetto, ci si è concentrati sullo sviluppo del Digital Preservation System con la modalità on premise, ottenendo come output due documenti strategici per le attività degli Historical Archives: il Digital Preservation Strategy Plan e l’ICT Plan. Questi costituiscono anche i primi risultati del progetto ridefinendo l’operatività dell’organizzazione alla luce del nuovo contesto in cui opera.

Nella seconda fase invece si è passati alla progettazione, definendo le funzioni desiderate dalle comunità di utenti e descritte in modelli di utilizzo (Use case) e alla fase di implementazione del Digital Preservation System e del modello di servizio ad esso correlato.

Deda Cloud si occupa tutt’ora della manutenzione e degli eventuali sviluppi del sistema, definiti in questa fase, sempre nella modalità on premise e tramite servizi di supporto tecnico.

Particolare attenzione è stata posta all’aspetto procedurale. Man mano che le agenzie e le istituzioni iniziarono ad interessarsi all’organizzazione degli Archivi per il deposito dei loro documenti digitali, è stato chiaro che l’affidabilità del sistema offerto non risiedeva tanto e non solo sulla qualità della soluzione tecnica e sulla conformità agli standard, ma sull’individuazione dei giusti processi che risiedono intorno al sistema.

Si è deciso quindi di dedicare molta cura nel normare il versamento, definendo gli step di processo: come devono essere mandati i dati, chi è il responsabile della ricezione, e così via.

Due sono stati gli elementi vincenti:

1) La preparazione sul tema e sugli standard richiesti, da parte del team di progetto Deda Cloud;

2) L’individuazione di una soluzione di digital preservation open source di qualità e con funzionalità ad hoc per gli archivi.

2016

Aggiudicazione della gara europea e avvio del progetto di Digital Preservation

2018

Candidatura Progetto Digital Preservation System a Premio Osservatorio Innovazione Digitale nei Beni e attività Culturali

2019

Presentazione congiunta Deda Cloud & EUI del progetto Digital Preservation al CAMP 2019 della Community Archivematica, presso il CERN, a Ginevra

Giugno 2019

Pubblicazione paper: “The service model for Long Term Data Preservation, accessibility and interoperability at HAEU” al GARR 2019, Torino

Risultati
ottenuti

L’investimento strategico degli Archivi ha permesso di definire nuovi processi di gestione dei servizi archivistici digitali e nuove competenze digitali per il monitoraggio e la gestione della conservazione di lungo periodo.

Fondamentale è stata la scelta di coinvolgere le persone fin dalle fasi iniziali, spingendo sulla formazione e sviluppo delle nuove competenze in linea con gli standard di riferimento internazionali.

Gli Archivi possono contare su diversi strumenti: preservation strategic plan, strategia IT, piano di migrazione, linee guida e submission agreement, che garantiscono la conservazione nel lungo periodo e l’accessibilità dei documenti.

Allo stesso tempo, sono state rinforzate le strategie di sicurezza seguendo la metodologia SWOT ed eseguendo una fase di risk assessment.

Ora gli Historical Archives of the European Union hanno raggiunto i loro obiettivi:

 

Assicurare la conservazione di lungo periodo nonostante il continuo aggiornamento delle tecnologie;

Riposizionare gli Archivi Storici dell’UE come provider di servizi in deposito digitale certificato;

Affermare la propria competenza e affidabilità delle procedure di raccolta e di deposito suscitando interesse da parte di agenzie e istituzioni.

Deda Cloud con la riuscita implementazione del progetto e il successivo servizio di manutenzione è riuscita negli anni a potenziare la stabilità e sicurezza del sistema di digital preservation, grazie all’utilizzo di identificatori persistenti nei pacchetti informativi.

Inoltre, l’integrazione di funzioni di reportistica e di gestione dei log hanno permesso di rispondere alle esigenze del servizio interno di digital preservation e di agevolare il monitoraggio e l’amministrazione del servizio.

Per il futuro l’Archivio punta ad ottenere una partecipazione sempre maggiore delle community internazionale e a realizzare un servizio che sia interoperabile con quelli delle altre istituzioni europee, in particolare con quello della Commissione Europea, attivando connessioni e approfondimenti impensabili nel mondo dell’archivio cartaceo tradizionale.

Insieme al supporto di Deda Cloud e alla competenza dimostrata dai team di progetto, può garantire il continuo aggiornamento delle tecnologie per preservare le informazioni e renderle facilmente accessibili e fruibili, spingendosi anche verso nuove evoluzioni come l’implementazione di reti semantiche (tramite intelligenza artificiale) che connettano altri archivi al sistema.

Il servizio scelto

Digital Preservation

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